会展大咖说 | 周景龙：会展企业实现数实融合的三个着力点
2020年至2022年，在新冠疫情肆虐的三年间，线上会展和云会展、元宇宙会展被会展行业广泛运用，众多会展企业做了各种尝试和探索，但最终似乎并没有起到根本性的作用，仅起到扩大会展营销、丰富线上内容和形式、提升线上体验等作用，既未能为大多数参展企业和观众带来与线下实体展览同等的商务合作机会，也未给会展企业带来足够生存和发展的营业收入。
随着各地线下会展活动复展，众多品牌会展恢复了疫情前的人气，这一现象更加体现出线下实体展的平台价值，同时显现出线上展所不具备的不可替代性。
需要指出的是，在新冠疫情持续三年的冲击下，会展企业逐渐重视数字技术的运用。随着线下实体展复展，为了应对市场的不断变化和竞争加剧，会展企业通过数实融合来提升会展服务效率、降低运营成本、提升市场竞争力，这已成为会展行业的共识。但如何使会展活动实现数实融合，大多数会展企业还在寻求解决方案。
笔者在长期调研中发现，会展企业要实现数实融合的发展模式，应从“大处着眼，小处着手”。“大处着眼”是指，从战略高度实现业务标准化流程与数字化系统的统一性，避免局部分隔、形成数据孤岛，一定要用好微信体系下相关的各产品，发挥微信生态大平台的作用。“小处着手”则是指，不要一开始就追求大而全，一上来就自己搭平台，最好是从一个个小的业务需求着手，解决实际业务运行中的问题，然后不断地快速迭代、互联互通，协同统一。要让团队成员形成使用习惯，才能真正发挥数字化系统的作用。笔者根据多年的实践经验，对会展企业特别是中小企业就数实融合提出三点建议。
一是数实融合要实现业务标准化。现阶段，尽管会展行业在推行各项国家标准、地方标准以及团体标准，但大多数会展企业仍根据企业多年经验建立自己的业务体系，这直接导致各会展主办方在办展办会的方式上存在巨大的差异。数字化体系建设一定是依托会展活动业务的标准化而建立的，因此，将会展企业的业务标准化是实现数字融合的基础。
二是数实融合要实现流程可视化。当前，会展企业实施数实融合是促进会展数字化转型的关键。简单地讲，为提升会展项目业务运营效率和水平，会展企业需要强化数字化应用和数据分析，建立数据驱动的业务模式和管理体系。通过数据生态将各环节的数据进行汇总、存储和分析，实现工作过程的可视化和数字化管理，实现团队成员既有分工又有协同，只有实现信息共享才能规避重复工作，进而提高业务运行效率。在这一前提下，会展企业需要采用智能化设备，如传感器、RFID、条码等技术，实现会展活动现场的数据采集、处理和分析，通过专业化数据分析和可视化工具对数字化数据进行分析和处理。例如，使用数据仪表盘、可视化图表看板等工具，将数据呈现为直观的供需信息，方便参展企业和专业观众的对接合作，也方便主办方的精准管理、决策和服务运营。
三是数实融合要实现机制透明化。会展企业的数字化转型升级不只是内部信息部门的事，关键是要让业务人员乃至全体人员能够应用，这样可以产生两方面效果：一方面，能够解放业务人员的工作量，提高工作效率并且切实有用；另一方面，用后产生的效果要直接反映到团队、员工的绩效上。因此，具体要分解各项业务的量化指标，完成任务即能够反映到数字化平台上，形成多少绩效可见且透明。如此，才能将人为的干预降至最少，才能让业务团队拥抱数字化。以“全食展”项目观众邀约为例，在未使用数字化系统之前，观众组织工作只由观众邀约部门负责，自从搭建了全市场数字化会展管理体系，其项目人员均可参与到观众组织工作中。公司还设立了观众组织奖，每一位员工都可以通过微信海报便捷邀约观众，公司也会根据观众邀约数量而形成的比例来分享观众组织奖。邀约观众到场情况均可以实时反映在数字化系统上。实践证明，数字化的观众邀约系统使“全食展”的质量和数量有了大幅提高，也带动了展览规模的快速增长。根据“全食展”组委会公布数据显示，2023年，“全食展”在北京、上海、深圳、广州4站联动，总展览面积已达到20万平方米。
实事求是地讲，数字化转型驱动的“数实融合”已经成为会展行业发展的必然趋势，会展企业需要不断创新、积极探索，以数字化手段提升自身竞争力和市场地位，重构实体会展的服务场景，实现可持续的高质量发展。
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【作者简介】
周景龙道同共创（北京）科技有限公司CEO兼创始人
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